De kunst van prioriteren

Heb je wel eens veel belangrijke activiteiten op je to-do-list staan en weet je van ellende niet meer waar je het zoeken moet? De situatie lijkt dan verre van eenvoudig en jij hebt wel iets anders aan je hoofd dan het maken van een prioriteiten/takenlijst. In dit artikel vind je een aantal snelle tips om de kunst van prioriteren onder de knie te krijgen.

De juiste prioriteiten stellen kan lastig zijn. Belangrijk is om altijd doel- en resultaatgericht te blijven en goed in je achterhoofd te houden waar je een taak voor afrond. Hieronder geven wij je een aantal tips waarmee je kunt vaststellen waar jouw prioriteiten liggen.

Maak onderscheid tussen urgent en belangrijk

Het onderscheiden van de begrippen urgent en belangrijk is essentieel als het gaat om prioriteren. Belangrijke taken hebben betrekking op veel mensen of ze vallen in meerdere mate op als de taken niet snel worden opgepakt. Een aanvraag van je shiftleader zou je bijvoorbeeld belangrijker inschatten dan een taak die een van je collega operators bij je neerlegt. Ben je bezig met een bepaald project en wachten tientallen mensen op de afronding van jouw taak? Dan is dat natuurlijk belangrijker dan dat je een taak moet afronden voor een aantal mensen. Het gaat hier dus vooral om voor wie je de taak doet en op welke schaal het van belang is.

Urgente taken kunnen niet wachten. Het zijn taken met strakke deadlines die voor een bepaalde tijd af moeten. Heb je bijvoorbeeld een vergadering waarin je bepaalde projectplannen moet neerleggen dan spreken we over een urgente zaak. De voorbereiding voor dit gesprek moet namelijk gedaan zijn voor de vergadering plaatsvindt. Als urgente zaken niet meteen worden opgepakt kan dit tot problemen leiden of heeft het ernstige gevolgen voor een individu of organisatie. De bovenstaande theorie helpt volgens ons het beste om een prioriteitenlijst te maken met een goede volgorde.

Wil jij meer weten over prioriteren op basis van urgent en belangrijk? Bestudeer dan eens de matrix van Dwight D. Eisenhower.

Schrijf alles netjes op

Maak een complete takenlijst en schrijf alles netjes op. Zelfs de kleinste dingen die je in je hoofd hebt zou je moeten noteren. Het maakt niet uit of je actief bent op kantoor of in de fabriek het kan je in beide gevallen houvast geven. Een bevestigingsmail sturen of het kleinste onderdeel vervangen van een installatie? Zorg dat het op papier staat. De volgorde maakt hier nog niet uit als je maar alles wat je vandaag moet doen hebt genoteerd. Tot slot is het belangrijk om persoonlijke taken tijdens je werkdag volledig (voor zover dat kan) los te laten. Het is natuurlijk hartstikke belangrijk dat je vandaag nog de kinderen uit school moet halen of boodschappen moet doen maar dit staat volledig los van jouw zakelijke takenlijst.

Zie taken en lange termijn doelen los van elkaar

Het werk dat je moet doen om je lange termijn doelen te bereiken moet je los zien van de doelen zelf. Voorbereiding voor een vergadering zet je bijvoorbeeld op je takenlijst, meer initiatief nemen in een vergadering neem je er dan weer niet in mee. Een lange termijn doel op je takenlijst zetten kan zorgen voor verwarring en zal je in veel gevallen belemmeren in je dagelijkse werk en het prioriteren van je taken.

Stel jezelf strakke deadlines

De meeste urgente taken hebben al een strakke deadline, probeer deze deadlines ook toe te kennen aan je belangrijke taken. Dit geeft jezelf toch een bepaalde sturing en houvast. Schrijf de deadlines achter je taken op je taken- of prioriteitenlijstje.

Splits grote en kleine taken (maar blijf vasthouden aan de Matrix van Eisenhouwer)

Zorg dat je de grote taken van de kleine taken splitst. Grote taken kosten meer tijd en moeite dan de kleine taken. Vaak is er voor de grote taken meer aandacht nodig, zorg ervoor dat je deze tijd voor grote taken in je agenda zet. Kleine taken tussendoor? Soms denk je vast wel eens: “Ooh dat doe ik wel even snel” vervolgens blijkt het je meer moeite te kosten dan verwacht. Blijf ook met de kleine “even tussendoor” taken kritisch en blijf vooral vasthouden aan wat urgent en wat belangrijk is.

Maak een MIT-lijst van de meest urgente taken!

Door een Most Important Things lijst te maken zie jij in een oogopslag wat er MOET gebeuren vandaag. Een MIT-lijst bestaat uit niet meer dan drie taken die vandaag toch echt afgerond moeten worden.

Blijf realistisch en wees niet te kritisch op jezelf

Hoe goed je je prioriteiten ook stelt, er zitten toch echt maar een bepaald aantal beschikbare uren in één werkdag. Daarnaast kan je slechts een paar taken uitvoeren en bij sommige taken ben je ook nog eens afhankelijk van anderen. Het is belangrijk om realistisch te zijn bij het prioriteren van je taken. Probeer voornamelijk de verwachtingen te managen, zo weten jij en je collega’s waar jullie op kunnen rekenen. Blijf gefocust en doelgericht, laat de rest en de drukte van de dag voor wat het is. Alleen op die manier kan je jouw taken ongeacht je prioriteiten zo goed mogelijk uitvoeren. Bepaal je eigen agenda!

Uniek opleiden vanuit de medewerker

Flexorganisaties (detacheerders en uitzendbureaus) staan voor steeds grotere uitdagingen, zo ook geldt dat voor Prodex. Het zijn niet alleen de schommelingen in de markt waar flexorganisaties op moeten inspelen. De belangen zijn steeds groter en de verwachtingen van de partners met betrekking tot om- en bijscholing zijn steeds meer zichtbaar. De taak om het kennisniveau van de medewerker op peil te houden ligt nu voornamelijk bij de flexorganisatie. Hoe zorg je ervoor dat het kennisniveau van het personeel altijd aansluit bij de vragen vanuit de markt en/of de partner?

Flexibele medewerkers investeren persoonlijk minder in hun duurzame inzetbaarheid dan medewerkers in vaste dienst, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Het traditionele leren en ontwikkelen is niet altijd het volgen van een opleiding van vier jaar. Het kan ook met het bekijken van een video van een half uur of het meelopen op locatie. Het zijn ook juist die kleine stapjes die belangrijk zijn in de ontwikkeling van medewerkers.

Opleiden vanuit de medewerker

Wat momenteel veel gebeurt, is dat medewerkers van flexorganisaties eerst een opleiding of training volgen, omdat ze die nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Het is vaak niet de persoon, maar de functie die de persoon uitvoert die centraal staat. In de toekomst gaat dat zeker veranderen en de meeste werkgevers spelen daar dan ook op in. De wensen van de medewerker wegen steeds zwaarder, en dat is terecht. Bij Prodex benaderen wij het al een tijdje vanuit die hoek, dat blijkt ook uit onze sollicitatieprocedure. Tegelijkertijd is de rol van de werkgever en inlener niet alleen meer faciliterend, maar zouden zij de rol van goede en zorgzame werkgever moeten aannemen. Leer- en ontwikkelplatforms zijn doorgaans niet alleen gemaakt om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar om het maximale te halen uit de werknemers. Prodex zorgt ervoor dat haar kandidaten zich volledig kunnen focussen op hun ontwikkeling door het aanbieden van assessments en het aanleveren van rapporten en ontwikkel strategieën.

Drang om te switchen

Er zijn nog altijd flexwerkers die precies nu de tijd rijp vinden om te switchen naar een andere sector. Dat komt vooral omdat bepaalde sectoren (ondanks dat we weer langzaam richting de normale gang van zaken gaan) het door de corona uitbraak aardig te verduren hebben gehad. Bij omscholing staat de medewerker centraal. Hij/zij bepaalt zelf in welke richting hij/zij zich wil ontwikkelen en daar werkt Prodex dan ook graag aan mee. Door de juiste combinatie van leren en werken halen wij zo het maximale uit de werknemer. Tot slot blinkt Prodex uit in haar begeleiding van de werknemer, waardoor wij garant staan voor de ontwikkeling van onze collega’s op locatie.

 

Waardevolle samenwerking: Kemira

De samenwerkingen met onze partners zijn voor ons van uitzonderlijke waarde! Met de meeste bedrijven werken wij al een langere tijd samen waardoor duurzame relaties ontstaan. Kemira Europoort is zo’n partner. In het onderstaande artikel doet Robin van Oudenaarden, production manager van Kemira, zijn verhaal over onze samenwerking. 

Op de Kemira Europoort locatie zoeken wij naar medewerkers die gemotiveerd en betrokken raken in ons team en met ons product. Met Prodex hebben we een samenwerking gevonden waarmee we de afgelopen jaren meerdere kandidaten hebben kunnen plaatsen binnen onze organisatie. Deze kandidaten werken bij ons in de ploegendienst terwijl ze ondertussen een opleiding volgen via Prodex. Tijdens de selectieprocedures denkt Prodex mee en probeert de kandidaten te vinden die het beste aansluiten bij onze wensen. De afgelopen jaren is dit met succes gelukt, meerdere personen zijn na hun opleiding in dienst getreden bij Kemira en nog anderen zijn bezig met hun huidige traject. Wij zijn zeer tevreden over deze samenwerking en de begeleiding die Prodex in het gehele traject toevoegt. Mede door Prodex heeft Kemira goed opgeleide en enthousiaste medewerkers gevonden en bouwen we zo verder aan onze toekomst.

 

Tips voor werkgevers in sollicitatiegesprekken

Sollicitatiegesprekken vormen een belangrijk onderdeel van het wervingsproces. Tijdens een intakegesprek bij Prodex worden veel vragen gesteld om uw toekomstige medewerker als persoon beter te leren kennen. Hierbij gaan we de uitdaging aan om kandidaten te vinden die qua karakter bij de bedrijfscultuur van onze opdrachtgevers passen en tevens over de juiste kwalificaties beschikken. Op deze manier is er voor u meer ruimte om dieper in te gaan op de vaardigheden en werkervaring op het cv. In het onderstaande artikel geven wij enkele tips voor het voeren van een sollicitatiegesprek als opdrachtgever. Want u bent natuurlijk wel op zoek naar de beste kandidaat voor uw team!

Bereid je goed voor

In een sollicitatiegesprek moet niet alleen de kandidaat zich goed voorbereiden, ook u moet zich goed inlezen. Het is belangrijk om te weten wie er voor je zit en wat de kwaliteiten van diegene zijn, dat maakt het ook makkelijker om door te vragen. Als u niet voldoende doorvraagt en niet genoeg weet over de kwaliteiten van de kandidaat dan is de kans groot dat u de kandidaat aanneemt waarmee de persoonlijke klik het grootste is. De vraag is alleen, is it the right person for the job?

Zorg voor een fijne omgeving voor de kandidaat

Kandidaten zijn regelmatig zenuwachtig voor een sollicitatiegesprek. Probeer ze daarom op hun gemak te stellen door de eerste paar minuten luchtige vragen te stellen. Vertel eerst eens wat over uzelf of vertel een grappige anekdote om het ijs te breken en even op te warmen.

Wees een luisterend oor

Bij een goed sollicitatiegesprek bent u als werkgever minder aan het woord dan de sollicitant. Luister goed zo kom je uiteindelijk ook meer te weten. Stel gerichte vragen maar geef de kandidaat ook voldoende ruimte om antwoord te geven. Naast dat u meer op papier heeft over de kandidaat, voelt hij of zij zich ook extra gehoord.

Maak notities

Pen en papier zijn de sleutel tot een succesvol sollicitatiegesprek. Want hoe goed het gesprek ook was en wat voor een indruk er ook is achtergelaten, het is allemaal nauwelijks wat waard als er niets op papier staat. Want kunt u zich de kandidaat van vorige week nog herinneren? Als er geen dossier is opgebouwd dan is dat waarschijnlijk niet het geval. Zorg er dus voor dat u netjes meeschrijft zodat collega’s (van de afdeling HR) ook weten hoe het gesprek is gegaan.

Uiteenlopende vragen stellen

Stel uiteenlopende vragen en wees creatief. “Wat zijn je ambities?” of “Waar zie jij jezelf over 5 jaar?” zijn zeker geen slechte vragen maar ze staan klaar in elke handleiding in aanloop naar sollicitatiegesprek. De kandidaat heeft het antwoord waarschijnlijk al een paar keer moeten geven en kan deze waarschijnlijk uit zijn hoofd opdreunen. Probeer te verrassen en stel vragen waar de kandidaat ter plekke over moeten nadenken.

Wilt u meer weten over het stellen van originele vragen of het houden van sollicitatiegesprekken. Onze consultants verbeteren de intakegesprekken constant door het gebruik van diverse gesprekstechnieken en het toepassen van de feedback die zij krijgen van kandidaten. Voor meer informatie kunt u mailen naar [email protected] of bellen naar 0104277716

Praktische tips: Hoe kan jij jezelf goed voorbereiden op een sollicitatiegesprek?

Eindelijk!!! Na zoveel sollicitatiebrieven te hebben verstuurd mag je eindelijk op gesprek. Maar waar moet je op letten en hoe kan jij jezelf goed voorbereiden? Antwoorden op deze vragen vind je in dit artikel.

In de huidige situatie kan het natuurlijk verschillen of je een videogesprek hebt of dat je fysiek op intakegesprek komt. Deze tips komen in beide gevallen goed van pas bij de voorbereiding.

Leer de organisatie en haar werknemers kennen

Voor aanvang van het gesprek is het belangrijk dat jij jezelf goed inleest in zowel het bedrijf als je gesprekspartner. Bekijk de website en de sociale media van de organisatie waar jij het gesprek hebt. Vragen die je kan verwachten zijn namelijk: “Wat doen wij precies?” of “Waarom heb je voor ons gekozen?”. Voor deze vragen moet je goed research hebben gedaan. Daarnaast is het handig om de werknemers even op te zoeken op LinkedIn, het is in ieder geval belangrijk dat je wat achtergrond informatie verzameld over degene met wie je het gesprek hebt.

Wees proactief in het gesprek

Het is belangrijk dat je proactief deelneemt aan het gesprek. Bij een sollicitatiegesprek is er in principe voor beide partijen ruimte om vragen te stellen. Maak van tevoren een lijstje met vragen zodat je ook echt goed deel kan nemen aan het gesprek. Neem initiatief en durf over jezelf te vertellen, maar probeer daarin wel balans te vinden.

Elk detail van je CV

De vragen die jouw gesprekspartner gaat stellen zijn in eerste instantie gebaseerd op je cv. Zorg dus dat je jouw cv volledig uit je hoofd kent. Het kennen van je eigen cv staat professioneel en daarnaast zorg je ervoor dat je de vragen beter kunt beantwoorden. Heb je een “gat” in je cv? Een tijdje twee werkgevers tegelijk gehad? Het is slim om al een verhaal klaar te hebben. Hier komen regelmatig vragen over terug.

Schrijfgerei heb je er altijd bij!

Neem pen en papier mee, maak notities. Het komt niet alleen super geïnteresseerd over, het zorgt er ook nog eens voor dat je goed voorbereid bent voor een eventuele 2e gesprek. Mocht je liever je telefoon gebruiken om notities op te maken (wij zouden het je niet aanraden), zet hem dan op vliegtuigstand zodat je niet wordt afgeleid door andere apps. In dat geval is het ook een goed idee om je gesprekspartner het alvorens het gesprek start even te vragen: “Is het goed dat ik notities op mijn mobiel maak?”. Tot slot raden wij nogmaals (het al dan niet ouderwetse) pen en papier aan.

Jouw eigenschappen op een rij

De meeste werkgevers gaan vragen naar jouw negatieve en positieve eigenschappen. Het is altijd handig om alvast een lijstje klaar te hebben en een daarbij passende uitleg/verklaring voor jouw eigenschappen en karaktertrekjes. Blijf kritisch en stel jezelf de “waarom” vraag. Veel mensen kennen hun gebreken maar vinden het lastig om positieve punten op te noemen. Vraag eens in je omgeving naar je positieve eigenschappen, hoe schetst een ander jou? Een familielid, vriend, ex-collega of teamgenoot weet vast wel waar jouw krachten liggen.

YOU GOT THIS!

Heb je al de bovenstaande tips goed doorgenomen? You got this. Zenuwen onder controle, op tijd komen en het gesprek rocken! Wij wensen je heel veel succes met je sollicitatiegesprek. Heb jij nog tips die wij aan dit artikel toe kunnen voegen en/of heb je iets aan onze tips gehad? Laat het ons weten door te bellen naar 010 427 77 16 of laat een comment achter op een van onze sociale media kanalen.

Praktische tips: Hoe schrijf je een onweerstaanbare motivatiebrief?

In een motivatiebrief geef je aan waarom je in aanmerking denkt te komen en wat je beweegredenen zijn om dat te willen. Je moet jouw motivatie en ambitie overbrengen. Belangrijk is dat je jezelf weet te onderscheiden van anderen. In dit artikel vertel ik je waar wij op letten en geven we 10 tips voor een onweerstaanbare motivatiebrief.

Waar letten wij op?

Het liefst ontvangen wij een persoonlijk bericht met een foto. Het is voor ons belangrijk dat jouw brief geen standaard format is, maar een origineel bericht. Hierdoor val je zeker op! Daarnaast is het goed als je zelfverzekerd over komt, kunt benoemen wat voor persoon jij bent en wat je wilt doen voor het bedrijf.

 De beste motivatie

Wij zijn op zoek naar iemand die intrinsieke motivatie toont. Dit is de motivatie die vanuit jezelf komt. Als je intrinsiek gemotiveerd bent, doe je iets omdat je het graag wilt. Een externe prikkel kan bijvoorbeeld geld zijn. Het werkt niet in je voordeel als je het salaris en de ploegen(toeslag) noemt in je motivatie.

Wij geven jou de volgende tips:

1.      Schrijf direct wat je wilt en waarom. Wel zo duidelijk.

2.      Vertel welke relevante kennis je hebt. Dit kan zowel werkervaring zijn als iets wat je in je vrije tijd doet. Bijvoorbeeld sleutelen aan je auto.

3.      Wees positief! Dit laat zien dat jij enthousiast bent.

4.      Omschrijf wat voor persoon je bent. Wat zijn jouw karaktereigenschappen?

5.      Laat weten wat je wilt bereiken.

6.      Beschrijf wat jij voor het bedrijf kunt betekenen.

7.      Maak het persoonlijk, bijvoorbeeld met een (mini)anekdote. Een anekdote is een korte, merkwaardige of humoristische persoonlijke ervaring of een ervaring van iemand die de je persoonlijk kent.

8.      Hou het kort.

9.      Let op spelfouten, lees je bericht hardop voor (aan jezelf).

10.  Vermeld je contactgegevens. Dat maakt het ons nog makkelijker.

Welke kandidaat en motivatiebrief is een goed voorbeeld?

De motivatiebrief van Damian is een goed voorbeeld. Hij volgt een opleidingstraject bij Vopak en dit was zijn motivatiebrief aan ons:

Geachte Heer/Mevrouw,

Ik heb uw vacature gezien op internet en ben geïnteresseerd. Ik zou graag willen solliciteren voor deze functie.

Momenteel ben ik bijna klaar met mijn opleiding voor Medewerker Allround Technicus op het Scheepsvaart en Transportcollege MBO niveau 2 in Brielle. Na mijn opleiding wil ik graag een werk en leer traject volgen voor een MBO niveau 3 opleiding.

Na het afronden van mijn opleiding als Medewerker Allround Technicus wil ik graag verder als leerling operator. Tijdens mijn 2-jarige opleiding ben ik in aanraking gekomen met allerlei verschillende afsluiters en pompen, ook heb ik gewerkt in een oefenfabriek. De kennis die ik heb opgedaan tijdens mijn opleiding wil ik graag toepassen en uitbreiden in het werk en leer traject.

Tijdens de opleiding als leerling operator heb je vaak afwisselend werk en werk je bijna altijd in een teambelang. Daarnaast vind ik het leuk om buiten te werken, nieuwe uitdagingen aan te gaan en flexibele werktijden te moeten werken.

Ik zie uw uitnodiging voor een gesprek met plezier tegemoet. En wil dan graag mijn enthousiasme voor de baan verder toelichten.

Met vriendelijke groet, Damian

Vacatures

a:7:{s:8:”location”;a:1:{i:0;a:1:{i:0;a:3:{s:5:”param”;s:9:”post_type”;s:8:”operator”;s:2:”==”;s:5:”value”;s:8:”vacature”;}}}s:8:”position”;s:6:”normal”;s:5:”style”;s:7:”default”;s:15:”label_placement”;s:3:”top”;s:21:”instruction_placement”;s:5:”label”;s:14:”hide_on_screen”;a:7:{i:0;s:10:”discussion”;i:1;s:8:”comments”;i:2;s:6:”author”;i:3;s:6:”format”;i:4;s:15:”page_attributes”;i:5;s:14:”featured_image”;i:6;s:15:”send-trackbacks”;}s:11:”description”;s:0:””;}