De kunst van prioriteren

Heb je wel eens veel belangrijke activiteiten op je to-do-list staan en weet je van ellende niet meer waar je het zoeken moet? De situatie lijkt dan verre van eenvoudig en jij hebt wel iets anders aan je hoofd dan het maken van een prioriteiten/takenlijst. In dit artikel vind je een aantal snelle tips om de kunst van prioriteren onder de knie te krijgen.

De juiste prioriteiten stellen kan lastig zijn. Belangrijk is om altijd doel- en resultaatgericht te blijven en goed in je achterhoofd te houden waar je een taak voor afrond. Hieronder geven wij je een aantal tips waarmee je kunt vaststellen waar jouw prioriteiten liggen.

Maak onderscheid tussen urgent en belangrijk

Het onderscheiden van de begrippen urgent en belangrijk is essentieel als het gaat om prioriteren. Belangrijke taken hebben betrekking op veel mensen of ze vallen in meerdere mate op als de taken niet snel worden opgepakt. Een aanvraag van je shiftleader zou je bijvoorbeeld belangrijker inschatten dan een taak die een van je collega operators bij je neerlegt. Ben je bezig met een bepaald project en wachten tientallen mensen op de afronding van jouw taak? Dan is dat natuurlijk belangrijker dan dat je een taak moet afronden voor een aantal mensen. Het gaat hier dus vooral om voor wie je de taak doet en op welke schaal het van belang is.

Urgente taken kunnen niet wachten. Het zijn taken met strakke deadlines die voor een bepaalde tijd af moeten. Heb je bijvoorbeeld een vergadering waarin je bepaalde projectplannen moet neerleggen dan spreken we over een urgente zaak. De voorbereiding voor dit gesprek moet namelijk gedaan zijn voor de vergadering plaatsvindt. Als urgente zaken niet meteen worden opgepakt kan dit tot problemen leiden of heeft het ernstige gevolgen voor een individu of organisatie. De bovenstaande theorie helpt volgens ons het beste om een prioriteitenlijst te maken met een goede volgorde.

Wil jij meer weten over prioriteren op basis van urgent en belangrijk? Bestudeer dan eens de matrix van Dwight D. Eisenhower.

Schrijf alles netjes op

Maak een complete takenlijst en schrijf alles netjes op. Zelfs de kleinste dingen die je in je hoofd hebt zou je moeten noteren. Het maakt niet uit of je actief bent op kantoor of in de fabriek het kan je in beide gevallen houvast geven. Een bevestigingsmail sturen of het kleinste onderdeel vervangen van een installatie? Zorg dat het op papier staat. De volgorde maakt hier nog niet uit als je maar alles wat je vandaag moet doen hebt genoteerd. Tot slot is het belangrijk om persoonlijke taken tijdens je werkdag volledig (voor zover dat kan) los te laten. Het is natuurlijk hartstikke belangrijk dat je vandaag nog de kinderen uit school moet halen of boodschappen moet doen maar dit staat volledig los van jouw zakelijke takenlijst.

Zie taken en lange termijn doelen los van elkaar

Het werk dat je moet doen om je lange termijn doelen te bereiken moet je los zien van de doelen zelf. Voorbereiding voor een vergadering zet je bijvoorbeeld op je takenlijst, meer initiatief nemen in een vergadering neem je er dan weer niet in mee. Een lange termijn doel op je takenlijst zetten kan zorgen voor verwarring en zal je in veel gevallen belemmeren in je dagelijkse werk en het prioriteren van je taken.

Stel jezelf strakke deadlines

De meeste urgente taken hebben al een strakke deadline, probeer deze deadlines ook toe te kennen aan je belangrijke taken. Dit geeft jezelf toch een bepaalde sturing en houvast. Schrijf de deadlines achter je taken op je taken- of prioriteitenlijstje.

Splits grote en kleine taken (maar blijf vasthouden aan de Matrix van Eisenhouwer)

Zorg dat je de grote taken van de kleine taken splitst. Grote taken kosten meer tijd en moeite dan de kleine taken. Vaak is er voor de grote taken meer aandacht nodig, zorg ervoor dat je deze tijd voor grote taken in je agenda zet. Kleine taken tussendoor? Soms denk je vast wel eens: “Ooh dat doe ik wel even snel” vervolgens blijkt het je meer moeite te kosten dan verwacht. Blijf ook met de kleine “even tussendoor” taken kritisch en blijf vooral vasthouden aan wat urgent en wat belangrijk is.

Maak een MIT-lijst van de meest urgente taken!

Door een Most Important Things lijst te maken zie jij in een oogopslag wat er MOET gebeuren vandaag. Een MIT-lijst bestaat uit niet meer dan drie taken die vandaag toch echt afgerond moeten worden.

Blijf realistisch en wees niet te kritisch op jezelf

Hoe goed je je prioriteiten ook stelt, er zitten toch echt maar een bepaald aantal beschikbare uren in één werkdag. Daarnaast kan je slechts een paar taken uitvoeren en bij sommige taken ben je ook nog eens afhankelijk van anderen. Het is belangrijk om realistisch te zijn bij het prioriteren van je taken. Probeer voornamelijk de verwachtingen te managen, zo weten jij en je collega’s waar jullie op kunnen rekenen. Blijf gefocust en doelgericht, laat de rest en de drukte van de dag voor wat het is. Alleen op die manier kan je jouw taken ongeacht je prioriteiten zo goed mogelijk uitvoeren. Bepaal je eigen agenda!